При торговле на рынке продавцы неизбежно сталкиваются с административными формальностями, необходимыми для бухгалтерского и налогового расчета. Важную роль в этом документообороте играют УПД – универсальные передаточные документы, которыми обмениваются продавец и Wildberry. В этой статье мы рассмотрим, что такое UPD, какие они бывают, как их правильно заполнять и отправлять по EDI, а также рассмотрим основные ошибки, которые допускают продавцы.
Содержание
Что такое УПД и зачем он нужен?
УТД — универсальный передаточный документ, который Wildberry и Продавец выдают друг другу для учета поставленных товаров и оказанных услуг.
Почему это необходимо:
- Учет товаров и услуг. Документ содержит информацию о точной стоимости и количестве реализуемых товаров, логистике, комплектовании, рекламе и других предоставляемых услугах. Таким образом, UTD можно использовать для записи всех завершенных транзакций между продавцом и торговой площадкой.
- Бухгалтерский учет. УПД может использоваться вместо счета-фактуры и передаточного акта одновременно, поскольку совмещает в себе функции того и другого. Здесь показаны все важные данные: сколько товаров было продано и на какую сумму, сумма НДС, общая сумма сделки и т.д.
- Подтверждения транзакций. УПД, подписанный электронной подписью посредством ЭОД, имеет силу закона. Его можно использовать как доказательство факта сделки между продавцом и торговой площадкой.
Таким образом, УПД подтверждает оказание услуг и передачу товара и служит основанием для расчетов между поставщиком и рынком.
Виды УПД для лесных ягод
Существует два типа УПД:
- входящие – те, которые Wildberry отправляет продавцу;
- исходящие – те, которые продавец отправляет на Wildberry.
Посмотреть входящие и исходящие УТД можно в разделе «Документы» кабинета продавца.
Входящее обновление
Wildberry выдает UTD для следующих сервисов:
- Логистика по всей территории РФ, хранение на складах рынка и комиссионное вознаграждение за реализацию товара.
- Логистика в страны Евразийского экономического союза.
- Передавайте заказы клиентам в пунктах выдачи, перевозите товары и приобретайте.
- Утилизация бракованного товара, а также товаров с истекшим сроком годности или нарушающих правила рынка.
- Штрафы. Информацию о накопленных штрафах можно посмотреть в подробном отчете в разделе «Финансовые отчеты». Для этого скачайте документ за нужный период и установите фильтр «Виды логистики, штрафы и доплаты».
- Реклама. Если поставщик заказывает у Wildberry рекламные услуги для продвижения своей продукции, их стоимость будет отражена в UPD.
На скриншоте ниже показан пример UPD для рекламы через «VB.Promotion». В документе указывается дата, количество заказанных услуг и их стоимость, сумма налогов и налоговая ставка.
Исходящие УПД
Продавец обязан передать Wildberry UTD в двух случаях:
- при реализации товаров в страны СНГ – Беларусь, Армению, Кыргызстан и Казахстан;
- при реализации товаров, подлежащих обязательной маркировке в системе «Честный знак».
UPD об уведомлении о возврате средств при продаже товаров в страны СНГ
Уведомление о возврате УТД формируется при реализации товара в Беларуси, Армении, Кыргызстане или Казахстане. Если товар отправляется в эти страны, Wildberry не просто доставляет его покупателю, но сначала закупает товар у продавца, а затем перепродает его покупателю. В этом случае поставщики, облагаемые НДС, обязаны оформить УТД в извещении о выкупе.
Закупка товара осуществляется следующим образом:
- Покупатель из Казахстана, Белоруссии, Киргизии или Армении заказывает товар.
- Wildberry приобретает товар у продавца, доставляет его в страну назначения и перепродает покупателю.
Маркетплейс покупает товар у продавца по цене, указанной в личном кабинете, за вычетом комиссии платформы, логистических и других затрат. Если товар участвует в акции, оплата производится по акционной цене. В результате продавец получает сумму, аналогичную той, которую он получил бы при продаже товара на российском рынке.
После продажи товара Вайлдберриз отправляет уведомление о выкупе в личный кабинет продавца. В течение недели с момента получения уведомления продавец должен сформировать на этом основании УПД и отправить документ на реквизиты Wildberry через систему электронного документооборота (сокращенно ЭДО) «СБИС» или «Диадок».
Как создать и отправить UPD Wildberry для погашения
Получите и скачайте уведомление о выкупе из раздела «Документы» аккаунта продавца. В отчете будет отображен перечень и стоимость товаров, отправляемых в СНГ.
Получить доступ к ЭДО «СБИС» или «Диадок», загрузить полученное уведомление в систему и на основании этого сформировать УТД с функцией ЩФДОП. Важно, чтобы передаточный документ был сформирован именно на ту сумму, которая указана в графе «Итого» вашего уведомления о погашении. UPD составляется по каждому проданному товару; Всю информацию для заполнения можно найти в уведомлении Wildpers.
Внизу укажите номер и дату УПД — они должны совпадать с данными в уведомлении.
Отправьте UPD через систему EDI по контактным данным головного офиса Wildberry. С середины июня 2024 года торговая площадка сменила юридическое лицо с ООО «Вайлдберриз» на ООО «РВБ», поэтому реквизиты также обновлены:
РВБ САРЛ. ОБЩЕЖИТИЕ: 9714053621; ОГРН: 1247700471919; КПП: 771401001.
Юридический адрес: 125167, г. Москва, вн.тер.г. Муниципальный район Аэропорт, Ленинградский проспект, дом 36, корпус 41, помещение 7.
Также обновлены идентификаторы в EDI-системах:
- СБИС-2BEbf200150d4d042b99cdc5391e0601592;
- Диадок-2БМ-9714053621-771401001-202407220901086561013;
- СберКорус-2БК-9714053621-9258995;
- Калужский Астрал — 2AE9B79CB25-C314-4686-8BB5-D31433889A64.
Более подробная информация в Лесные ягоды помогают.
В течение трех рабочих дней Wildberry примет и подпишет отправленное UPD.
Для товаров с обязательной маркировкой
В состав этих УТД входят продавцы, реализующие товары с обязательной маркировкой «Честный знак». Например, обувь, велосипеды, фотоаппараты, парфюмерия, антисептики. Полный перечень продукции, подлежащей маркировке, доступен на официальном сайте «честный знак«.
При доставке данной продукции на склады Wildberry продавец получает акт приема-передачи с торговой площадки. Он содержит коды КИЗ – контрольные и идентификационные знаки для каждого маркируемого товара. На основании полученного акта о приемке продавец формирует УПД с функцией ДОП в системе ЭОД.
Как сгенерировать и отправить UTD для отмеченных товаров в Wildberry:
- После доставки товара на склад скачайте акт приема-передачи с аккаунта продавца. Для этого откройте раздел «Поставки», выберите нужную отправку и скачайте документ.
- В акте указывается номер документа, дата поставки и КИЗ товара.
- В течение 24 часов после формирования акта о получении в разделе «Документы» появится отметка УПД. Загрузите его на свой компьютер в формате XML. Пользователи оператора ЭДО Лайт могут скачать документ в формате CSV.
- Войдите в систему EDI и отправьте скачанный UPD на свои контактные данные Wildberry. Желательно сделать это в течение трех рабочих дней со дня формирования акта поступления. Максимальный срок, в течение которого документ еще можно отправить, составляет 3 месяца со дня получения документа.
Важный. Вайлдберриз не принимает документы, отправленные напрямую из ЭДО Лайт. Если вы используете эту систему, то при передаче UTD необходимо сначала настроить роуминг через Diadoc (роуминг через VLSI пока не работает). Подробная инструкция доступна на сайте »Честное сообщество» от Центра развития передовых технологий (ЦРПТ).
Основные ошибки при написании UPD
Знаки Wildberry сгенерировали документы без ошибок в течение трех рабочих дней. Если по истечении этого времени UPD не будет одобрен, значит, он содержит ошибку и система не может его принять.
Основные ошибки, из-за которых Вайлдберриз не принимает UPD:
- Вы отправили неформализованный документ. Формализованное УПД – это документ, установленный в соответствии с нормами и правилами Налоговой службы. Содержит всю необходимую информацию и нет ничего лишнего; форма и структура начинки строго соблюдаются. Если документ не соответствует требованиям, система не сможет его распознать. Формализованный документ отличается тем, что рядом с ним в ЭОД всегда видна часть информации о содержании, например сумма НДС. Никакой дополнительной информации рядом с неформализованным документом нет. Если вы обнаружили такую ошибку, создайте и отправьте Wildberry новый формализованный документ.
- Вместо УПД был отправлен УПД (универсальный корректировочный документ). Если вы отправили УЦД по ошибке, отправьте оператору ЭДО запрос на аннулирование документа. Затем создайте и отправьте в Wildberry новый документ о передаче.
- UPD содержит неверную или недостаточную информацию. Проверьте правильность заполнения документа. Дата документа на основании должна совпадать с датой, указанной внутри извещения или акта о приеме. Если продавец сдает УПД с опозданием или не может указать эту дату в силу особенностей своего учета, то документ может быть сформирован 1-го числа текущего месяца. Также проверьте правильность ввода адреса и номера документа и отсутствие лишних символов и пробелов. Если вы обнаружите ошибку, создайте и отправьте новый UPD на торговую площадку.
- Сумма, указанная в УПД, не соответствует сумме, указанной в уведомлении. Это может быть связано с ошибкой расчета или небрежностью. Например, если продавец не учел НДС или указал неправильный номер уведомления по основанию. Создайте новый файл с правильными данными и отправьте ББ.
Заключение
УПД подтверждает факт продажи товара, фиксирует оказанные услуги и обеспечивает прозрачность расчетов между продавцом и маркетплейсом. Со своей стороны Wildberry автоматически отправляет продавцам все необходимые входящие документы. Продавец должен самостоятельно формировать исходящие UPD и отправлять их на подпись на рынок через систему EDI. Это не должно вызвать каких-либо серьезных затруднений, поскольку практически весь процесс автоматизирован оператором ЭДО; продавцу необходимо лишь предоставить правильные данные и как можно скорее загрузить файл на торговую площадку.
Правильное оформление документов – важная часть работы на рынке. Не менее важно, чем реклама, которая позволяет просматривать листы продукции и увеличивать заказы и продажи. В PromoPult вы можете быстро настроить рекламу в Яндекс, ВКонтакте и внутренняя реклама ВБ в одном аккаунте. Для продавцов Wildberry есть набор бесплатных инструментов — ставка, анализ бустеров, мониторинг позиций карт в поиске ВБ, отчет о продажах, доходах и цене за тысячу показов конкурентов.
Реклама. Клик.ру, ООО, ИНН: 7743771327, ЕРИД: 2Vtzqw2b8CU
