В новом аудиоподкасте №214 Николай Шмичков рассказал о том, как настроить удаленную работу во время карантина для бизнеса.
Текстовая версия выступления:
«Всем привет.
Меня зовут Николай Шмичков.
Вы находитесь на канале Соквик.
Это наш следующий актуальный вопрос по адаптации бизнеса к удаленной работе.
Как спасти свой бизнес, как адаптировать сотрудников к новым реалиям и конечно немного о грустном: какие виды работ могут сильно пострадать.
Это обзор прессы и давайте немного посмотрим, что ждет наш бизнес.
Дмитрий Суслов, директор украинской Битрикс24 — известной crm, позволяющей организовать бизнес как удаленно, так и в небольшом офисе.
Он говорит, что нужно сделать, чтобы перейти на удаленную работу.
Мы рассмотрим реальный случай, когда можно перейти на удаленную работу.
Ну, допустим, когда у вас обслуживание клиентов осуществляется удаленно, например, доставка товаров возможна через курьеров или оказание услуг возможно через специалистов, которые, скажем, не взаимодействуют из вашей квартиры, но, скажем, могут выехать на сайт на расстоянии.
И вот что вам нужно сделать.
Нам нужно смоделировать эту ситуацию, нарисовать эту историю.
Надо организовать, а не говорить сотрудникам: «С сегодняшнего дня мы из дома и звоним по скайпу в 11», то есть нет, это неправильный вариант.
Составьте список того, чем занимается бухгалтерия, чем занимается менеджер по продажам, как обеспечить сотрудника, чтобы он мог полноценно работать вне офиса.
А что ему нужно: рабочее место, доступ к программам, доступ в Интернет, любые другие возможности.
Составьте список того, что ему предоставить.
Если у него нет компьютера, то ему необходимо обеспечить рабочее место, иначе он не сможет работать.
Если у него есть рабочий компьютер, проще всего убедиться, что он может к нему подключиться.
Если у вас действительно проблемы с рабочими столами, самый дешевый вариант — использовать удаленный рабочий стол.
Я об этом много раз говорил, конечно нужно потратиться на сервер, установить сервер самостоятельно, и конечно же пользователи смогут заходить даже с самых немощных компьютеров на свой рабочий стол и работать на вашем компьютере.
Это удобно, если вам нужно защитить свои данные, чтобы у вас ничего не украли.
То есть нужен определенный уровень безопасности, и то только через удаленный рабочий стол.
Поэтому можно как-то смоделировать уровень безопасности.
Посмотрите на все этапы, от которых зависит ваша работа.
Составьте подробный чек-лист перехода на удаленную работу и прогоните все внутренние процессы.
Можно сказать: Николай, ты льешь воду.
Но на самом деле, если вы проходите весь процесс от А до Я, весь этот процесс вашего взаимодействия в офисе, постарайтесь сделать это так, как вы бы делали это удаленно.
Если вы обнаружите на этом шаге пункты 25, 26 я не могу реализовать, вы поймете, что технически вы не можете этого сделать.
Ваша задача — устранить эти узкие места. Это называется узким местом в бизнесе — это слабые места и вы заранее решите, как они будут реализованы.
То есть пока моделируются ситуации, их решать проще, чем когда ты уже работаешь, а Федоровна это спрашивает, потому что не может видеть подписанный счет.
Итак, вы составили план, следующий шаг — рассказать всей команде, что и как делать.
Весь коллектив и каждый сотрудник в частности.
Многие об этом не говорят.
Это то, что нужно каждому собрать, набрать в скайпе и рассказать.
Пусть они прочитают документы, пусть прочитают, посмотрят, и если можно, снимите видео.
И убедитесь, главное, чтобы они все поняли, потому что самое сложное, когда они просто кивают и не говорят на самом деле, что они вас не поняли.
Они должны вас понять, чтобы все правильно услышали.
Задавайте контрольные вопросы, чтобы избежать проблем.
И только тогда вы сможете создать Office онлайн.
Ну и самое главное, если вы так и не привыкли болтать, вас ждут серьезные проблемы, сбой в общении, как это называется.
Сколько бы вы ни работали командой в одном офисе, вы можете общаться вживую, но поскольку вы приходите удаленно, люди, если они не привыкли общаться, не будут писать в чат, они чувствуют дискомфорт.
Поэтому вам необходимо создать подходящий Офис онлайн, где все
Они умеют не только общаться и выполнять задания.
Здесь подойдет Битрикс, это можно сделать и в Hangouts, и в Telegram-чате, и где угодно, и в Slack, в любых подобных сервисах.
Ты можешь сделать это.
И атмосфера очень важна.
Если планерки проводятся каждое утро, их необходимо проводить.
И они должны проводиться по видеосвязи, чтобы все усвоили информацию, а не только по голосу, видеосвязь очень важна, потому что они должны вас видеть, видеть ваше настроение.
Помните, когда мы работаем, мы работаем не с роботами, а с людьми.
Идеально видеть сотрудника, с которым вы работаете.
Нам нужны короткие звонки в формате Привет-пока.
То есть, чтобы постоянно создавать офисную атмосферу в период адаптации к удаленной работе, вам необходимо запланировать индивидуальные звонки с каждым сотрудником, непосредственным руководителем которого вы являетесь.
С каждым сотрудником вы должны запланировать звонок в своем календаре, чтобы этот человек знал, что ему позвонят, а вы знали, что вам нужно позвонить.
Календарь Google идеален; по умолчанию в нем встроены встречи Hangouts.
Вы просто нажимаете на ссылки и автоматически попадаете на этот звонок.
В России так делают все, включая топ-менеджеров.
Это поможет сотрудникам не терять связь между офисами.
Почему.
Потому что на самом деле это может вызвать большинство проблем, если вы перейдете удаленно и не сможете это настроить.
Затем вам нужно распределить роли.
Кампания, которая все время работала в офисе по переходу на удаленку, действительно является шоком, и их задачи, скорее всего, могут измениться или их роли могут измениться.
И вам не придется взаимодействовать в офисе; вы будете выполнять некоторую работу удаленно.
Это может быть даже более продуктивно, например, увеличатся задачи по нагрузке на контент и создание контента, поэтому очень важно распределить обязанности и распределить нагрузку.
Если у вас несколько отделов с разными руководителями.
Соберите их в условный антикризисный штаб.
Определите зоны ответственности каждого отдела.
Сначала проговорите текущие задачи, обратите внимание на появившиеся новые.
Очень интересное решение, потому что на самом деле многие об этом забывают.
Затем организуйте работу над заданиями и процесс контроля, помните, что теперь нельзя произносить задание устно.
И это нужно написать, и записать в каком-то удобном формате.
Это может быть что угодно: почта, документ Google, чат.
Но теперь перед вами будет стоять задача постоянного мониторинга в удобном виде.
Если до этого вы ставили задачи, их ответственность была на подчиненном, то теперь вам придется все это как-то фиксировать, обновлять статус, и тут очень удобно, что не будет вопросов «Ну что это, ну когда?» это уже?
Действительно, менеджер сможет выйти в интернет, чтобы видеть, что происходит, и не отвлекаться от других задач.
Главное обеспечить доступ ко всей информации и помнить, что не нужно спамить, информацию нужно хранить где-то удобно.
Используйте какие-нибудь гугл-диски с документами, любые хитрости, где можно сохранить всю рабочую информацию для удобства любого сотрудника, чтобы он мог легко получить к ней доступ и, что называется, использовать оперативную связь.
Действительно, для оперативной связи старайтесь формулировать задачи не в виде писем и переписки, а переписываться в общем чате, где вас оповещают о том, что какое-то письмо было пропущено.
Да и вообще технологии: подходят crm-системы, подходят некоторые Мессенджеры, Мессенджеры для чатов, менеджеры задач, некоторые Трелло, подобные карты, созданы корпоративные порталы, связь с календарями — технологии в этом случае действительно спасут, так как их уже сохранили много лет.
Наш бизнес только на 30% работает из офиса, а когда мы перешли на удаленную работу, это нас особо не коснулось.
А 70% наших сотрудников выполняют другие задачи удаленно.
Те бизнесы, которые с этим не столкнулись, будут изучать все эти услуги.
Я постараюсь в новых видео рассказать, как использовать тот же Trello и другие CRM-системы на нашем YouTube-канале для организации бизнеса удаленно.
И именно поэтому есть инструменты и теперь они нам нужны сейчас
все нужно адаптировать и сделать очень быстро.
Это самый простой урок, который хотелось бы дать начинающим бизнесменам, или заядлым бизнесменам, которые уже давно ведут свой бизнес, но впервые столкнулись с удаленной работой и понимают, что нужно переводить.
Потому что вы помните, что есть бухгалтерия, есть другие сотрудники, которые не могут выйти в офис, и работу нужно организовать, и контроль над задачами наладить.
И надо умело это учитывать, смотреть отчеты, все надо корректировать.
Если вы не можете ужиться с этими системами, вы можете использовать их так, как было до этих систем и подобных сервисов».
