Облачное хранилище — это онлайн-сервис, с помощью которого файлы можно хранить на удаленных серверах. Это удобная альтернатива внешнему накопителю: вам не нужно носить с собой флешку или жесткий диск, а необходимые документы всегда будут под рукой.
Помимо хранения информации, облако предоставляет возможность совместной работы — для этого владелец папки должен настроить режим доступа: от чтения до редактирования. Файлы не нужно пересылать по почте или в мессенджерах: просто скачайте их на удаленный диск и дайте доступ нужным людям. При этом данные надежно хранятся на разных серверах. Даже если один из них выйдет из строя, информация не будет потеряна.
Александр Зинченко, технический менеджер облачного хранилища Яндекс 360, рассказывает об основных правилах использования облачного хранилища.
Содержание
Пароль с цифрами, буквами и символами
Когда вы придумаете пароль, постарайтесь усложнить его. Это может быть сочетание памятной даты и места или имени, а может быть, вам просто нравится находить самые запутанные коды. Помните, что одно из главных правил безопасности – не использовать один и тот же пароль для всех учетных записей. Это важная часть защиты ваших данных, поэтому постарайтесь придумать уникальную комбинацию.
Главное, не забыть об этом, когда в следующий раз зайдете.
Структура – это все
Любой диск должен быть хорошо организован: это залог продуктивной работы. Не нужно тратить время на поиск нужного файла, когда все организовано по папкам с названиями и символами. Совет – унифицируйте названия папок с одинаковыми файлами, например договорами или презентациями. Это облегчит навигацию и использование поиска, если вы заблудитесь среди большого количества папок.
В противном случае вы потратите больше времени на поиск того, что вам нужно. Представьте себе, что по хранилищу разбросаны тысячи файлов — это совсем не способствует оптимизации рабочего процесса.
Общий контроль
Как владельцу удаленного хранилища вам всегда необходимо знать, кто имеет к нему доступ. Удалите из списка людей с доступом старые аккаунты и людей, которые больше с вами не работают. Если вы меняете телефон, планшет или компьютер, не забудьте выйти из своей учетной записи на старом устройстве. Такие меры защитят ваше облако от несанкционированного доступа, утечки данных и просто от недобросовестных коллег, которые могут удалить или переименовать файл.
В противном случае третьи лица могут получить доступ к конфиденциальной информации, а это первое, от чего предостерегает отдел безопасности любой компании.
Создание резервных копий
Несмотря на то, что облако обеспечивает безопасность файлов, иногда стоит сделать копию особо важных документов, которые вы точно не захотите потерять. Некоторым людям удобнее хранить информацию на USB-накопителе, а другие просто переносят файлы на резервную учетную запись.
Возвращаясь к ситуации с обменом: время от времени кто-то может случайно удалить файл или внести в него ненужные изменения, и тогда могут возникнуть проблемы. А когда у вас есть копия исходного файла, вы можете отложить успокоительное и попросить преступника восстановить информацию, используя исходные данные.
Треки для уведомлений
Службы облачного хранения отправляют уведомления, когда кто-то вносит изменения в файлы или запрашивает к ним доступ. Будьте осторожны и следите за неизвестными или непонятными аккаунтами — всегда лучше уточнить у коллег, кто такой «Ромашка3000».
Вместо послесловия
Облако — удобный способ хранить большой объем информации и работать с ней в любое время любой необходимой командой. Несмотря на безопасность удаленных архивов, вам все равно необходимо самостоятельно следить за безопасностью своих файлов и отслеживать их перемещения. На всякий случай посмотрите в Корзине, чтобы не было важных файлов.
Благодаря облачным технологиям компания может позволить своим сотрудникам работать удаленно без потери производительности, а коллеги получат доступ ко всем необходимым данным.
